El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROIS) es una herramienta esencial para empresas y autónomos que realizan operaciones comerciales dentro de la Unión Europea. Estar inscrito en el ROIS es un requisito indispensable para poder emitir facturas sin IVA a clientes de otros países de la UE y para deducir el IVA de las compras intracomunitarias. Sin embargo, el proceso de solicitud puede ser complejo y muchos cometen errores que resultan en una denegación.
En esta guía, te explicamos los errores más comunes al solicitar el ROIS y te damos las claves para evitarlos, garantizando un proceso exitoso y sin contratiempos con la Agencia Tributaria.
¿Qué es el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROIS) y por qué es tan importante?
El ROIS es el censo donde se inscriben todas las empresas y autónomos que realizan transacciones con países de la Unión Europea. La inscripción en este registro es lo que te permite operar con el Sistema VIES (VAT Information Exchange System). Si no estás en el ROIS, no podrás emitir facturas con IVA 0% a tus clientes intracomunitarios, lo que puede suponer un grave problema fiscal y comercial.
El principal objetivo de este registro es evitar el fraude fiscal y garantizar que todas las operaciones intracomunitarias se declaran correctamente.
Errores comunes al solicitar el ROIS
1. No justificar la actividad intracomunitaria
Este es el error más frecuente y la principal causa de denegación. La Agencia Tributaria no te inscribirá en el ROIS si no demuestras que vas a realizar una actividad comercial real con otros países de la UE.
- Cómo evitarlo: Debes presentar un informe detallado que justifique tu actividad. Este informe debe incluir:
- Una descripción de los servicios o productos que vas a comercializar.
- Una lista de los posibles clientes o proveedores con los que tienes intención de operar, y la razón de la colaboración.
- Un plan de negocio con las previsiones de operaciones.
- Copia de correos electrónicos, contratos o cualquier otra prueba que demuestre que tus clientes o proveedores intracomunitarios existen y que la relación comercial es real.
2. Falta de documentación o documentación incompleta
El proceso de solicitud del ROIS es muy riguroso. Si olvidas algún documento o si la información que presentas no es correcta, la solicitud será rechazada automáticamente.
- Cómo evitarlo: Antes de enviar tu solicitud, asegúrate de que tienes toda la documentación requerida. Esto incluye el Modelo 036 (casilla 582, 584 y 592), tu DNI o NIE, el poder de representación si el trámite lo hace un gestor, y todos los documentos que justifiquen tu actividad intracomunitaria.
3. No responder a tiempo a un requerimiento de Hacienda
La Agencia Tributaria tiene un plazo para resolver tu solicitud. Si en ese tiempo te envía un requerimiento pidiendo información adicional y no respondes en el plazo establecido, tu solicitud será denegada.
- Cómo evitarlo: Revisa tu dirección de correo electrónico y tus notificaciones telemáticas de la Sede Electrónica de Hacienda con regularidad. La notificación de un requerimiento puede llegar por esta vía, y si no la abres, no te darás cuenta de que tienes que actuar.
4. No estar al corriente de tus obligaciones fiscales
Si tienes deudas con Hacienda o con la Seguridad Social, tu solicitud del ROIS será denegada de forma automática.
- Cómo evitarlo: Antes de iniciar el trámite, asegúrate de que no tienes deudas pendientes. Puedes solicitar un certificado de estar al corriente de pago en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
La inscripción en el ROIS es una formalidad necesaria pero que requiere una preparación meticulosa. Conocer los errores comunes y saber cómo evitarlos es clave para que tu negocio pueda operar de forma legal en el mercado intracomunitario. En el siguiente video te guíamos para revisar si una empresa o un profesional está inscrito en el roi.
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