Las facturas forman parte del día a día de los autónomos, por eso es más que útil conocer los aspectos básicos del reglamento de facturación, entre ellos el de la numeración y es que llevar el control de las facturas es fundamental para poder cumplir con las obligaciones contables y fiscales.
En estas líneas te contamos cómo numerar este documento de forma correcta y cumpliendo sobre todo con la normativa vigente en España:
Número y serie según la normativa de facturación
El Reglamento de facturación obliga a que todas las facturas emitidas estén numeradas, sin excepción, de acuerdo con las normas establecidas en el artículo 6.1 del Reglamento de facturación sobre el contenido de la factura.
Todas las facturas están numeradas y, en su caso, serializadas. El número de cada factura debe ser único dentro del ejercicio fiscal, correlativo y coherente con la fecha de emisión de la factura. Si la numeración de la factura incluye una serie, ésta debe aparecer al principio, antes del número. Se recomienda separar la serie de facturas y el número de factura mediante caracteres especiales, siendo los más comunes el guión central, el guión bajo o la barra inclinada.
Cuándo emitir factura con series diferentes
Hacienda permite a los autónomos y a las PYME emitir facturas con series diferenciadas en los siguientes casos:
- Cuando hay varios establecimientos.
- Cuando se realizan diferentes actividades económicas.
- Cuando cambia el año fiscal.
En los casos que se detallan a continuación, la Agencia Tributaria no sólo autoriza sino que obliga a emitir facturas con series separadas:
- Cuando se trata de una factura rectificativa que corrige una factura anterior.
- Facturas emitidas por los destinatarios de las transacciones o por terceros.
- En la expedición de facturas emitidas de acuerdo con la disposición adicional quinta del Reglamento del IVA, en entregas de bienes y prestaciones de servicios en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa. Las facturas que documentan cada transacción tendrán una serie de numeración especial.
- Facturas emitidas por el suministro de los siguientes productos: teléfonos móviles, consolas, plata, platino y paladio, ordenadores portátiles y tabletas digitales. En estos dos últimos casos, se aplica una serie diferenciada cuando el importe total de las entregas supera los 10.000 euros, IVA excluido, o si el destinatario es un comerciante o revendedor profesional de estos bienes, independientemente del importe de la entrega.
Recomendaciones de Hacienda sobre las facturas
- Recomiendan una serie de caracteres numéricos y letras, como «0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ». Por lo que no te limites a una serie de números, como 0001, porque podrías fracasar. Si además utiliza letras, tendrá infinitas posibilidades de no llegar a la última factura. Además, aconsejan utilizar mayúsculas.
- ¿Tengo que cambiar la serie para cada nuevo ejercicio? No es obligatorio, pero sí muy recomendable. A la larga, quizá sea lo más práctico, ya que evita confusiones a la hora de generar muchas facturas.
- Si deja espacios en blanco al numerar sus facturas, sólo debe utilizar un carácter, nunca más, para ese espacio.
- Si no desea utilizar espacios en blanco y prefiere hacer las separaciones de otra forma, dispone de los siguientes caracteres especiales: guión central, guión bajo, barra normal y punto.
- Si identificas las facturas que generas como autónomo o en tu empresa poniendo una serie, es aconsejable que ésta aparezca antes, luego un espacio en blanco y, al final, el número de factura. Por ejemplo, «A 000001».
- ¿Dónde debe figurar el número de factura? La Agencia Tributaria especifica que el texto debe ajustarse a la izquierda, «no debe empezar con espacios vacíos».
Software de contabilidad, una solución para numerar facturas
Debes saber que tienes un recurso para evitar errores a la hora de numerar las facturas; un software contable te permite asignar numeración y series de manera automática sin cometer errores. De igual forma puedes crear múltiples series, Reiniciar la numeración con cada inicio de año y modificar de forma manual.
En conclusión, es muy importante llevar un control en la numeración de facturas, dado que permite cumplir con las obligaciones fiscales y contables; adicionalmente es una herramienta que ayudará a tu negocio a llevar un control y a generar confianza a tus clientes.
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