Para confeccionar una factura electrónica destinada a los ayuntamientos, es esencial seguir un proceso bien definido. A continuación, se describen los pasos clave que debes seguir:
Paso 1: Recopilación de datos
Antes de comenzar a crear la factura, asegúrate de tener toda la información necesaria. Los detalles que deben figurar en la factura incluyen:
- Número y serie de la factura.
- Fecha de emisión.
- Información completa del emisor y el destinatario, que incluye nombres, apellidos, razón social o denominación.
- Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor y el receptor.
- Domicilio fiscal de ambas partes.
- Descripción detallada de los bienes o servicios proporcionados.
- Precio base y cantidad vendida.
- Tipo impositivo aplicable.
- Cuota tributaria.
- Total a pagar.
- Método y plazo de pago.
Además, es esencial contar con una firma electrónica, que consiste en un conjunto de datos que identifican de manera inequívoca al emisor del documento, otorgándole el mismo valor legal que una firma manuscrita.
Paso 2: Firma electrónica y certificados
La firma electrónica es un componente crítico en la creación de facturas electrónicas. Los certificados más comunes para este propósito son el DNI electrónico (que se puede activar en comisarías de Policía Nacional) y el emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
Paso 3: Utilización de programas homologados Las facturas electrónicas deben ser generadas mediante programas homologados para la creación de archivos en este formato. El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado una aplicación gratuita llamada «Gestión de Facturación Electrónica» que facilita la creación y envío de facturas en formato electrónico de manera eficiente.
La versión 3.4 de esta aplicación incluye mejoras, como la capacidad de anular facturas y la autofill de direcciones administrativas a partir de los datos ingresados en el receptor.
Paso 4: Creación y envío de la factura
El proceso de creación de la factura es intuitivo gracias a la interfaz del programa. Al hacer clic en «generar factura», se presenta un formulario con casillas que deben completarse. Esto minimiza el riesgo de errores en la factura. Una vez completado, se firma electrónicamente y la factura está lista para ser enviada.
Cómo enviar la factura electrónica a la Administración
Al iniciar el proceso de facturación, se debe especificar quién es el cliente, introduciendo su NIF, en este caso, el del ayuntamiento correspondiente. Muchos datos se autocompletan automáticamente cuando se indica el destinatario del documento.
El sistema también rellena automáticamente los datos relacionados con la facturación del cliente y el órgano gestor, incluyendo los códigos DIR3, que constan de letras iniciales seguidas de números. Estos códigos son proporcionados por la Administración cliente y garantizan que la factura llegue al destinatario correcto.
Para que una factura electrónica sea válida para una Administración Pública, debe estar en formato informático (por ejemplo, XML), estar firmada electrónicamente y mencionar al destinatario a través de los códigos DIR3.
Paso 5: Envío de la factura
El envío de la factura se realiza a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas. Estos puntos actúan como ventanillas electrónicas únicas que reciben y reenvían las facturas electrónicas a la Administración correspondiente, ya sea la Administración General del Estado, la Comunidad Autónoma o una Entidad Local.
Para enviar la factura, puedes utilizar el portal web del punto de entrada de facturas electrónicas o el programa informático utilizado para crear la factura, que se comunica automáticamente con dicho punto de entrada.
Obligaciones posteriores al envío de la factura
El emisor de la factura electrónica tiene la responsabilidad de conservar todas las facturas emitidas durante un período de cuatro años, al igual que con las facturas en papel. La conservación debe garantizar:
- Legibilidad.
- Autenticidad del origen.
- Integridad del contenido de la factura.
- Acceso sin demoras por parte de la Administración.
- Acceso en línea a los datos, carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria.
Importancia de dominar la factura electrónica
Para autónomos y empresas que trabajan como proveedores de Administraciones Públicas, es fundamental conocer el proceso de facturación electrónica, ya que estas entidades ya no aceptan facturas en papel. Además, la factura electrónica se está convirtiendo en una obligación en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, de acuerdo con la Ley Crea y Crece.
Se está desarrollando un reglamento técnico detallado que especificará cómo debe ser la facturación electrónica entre empresas y autónomos. Una vez en vigor, habrá un período de adaptación de uno a dos años según el volumen de facturación. Por lo tanto, es esencial estar al tanto de esta nueva forma de facturar, ya que eventualmente será obligatoria para todos.
Finalmente, para evitar ‘encontrones’ con la Agencia Tributaria, puedes contar con el apoyo de Entre Trámites para asesorarte en todos los temas relacionados con autónomos, PYMES y extranjería. Contamos con especialistas dispuestos a ayudarte.
¡Contáctanos, si eres autónomo o PYME puedes agendar una asesoría gratuita, llamarnos o escribir a nuestro Whatsapp!.
