Con el cierre del ejercicio fiscal y las principales obligaciones tributarias ya cumplidas o en curso —como el modelo 347 en febrero o el Impuesto sobre Sociedades en julio—, los responsables financieros, asesores y contables centran sus esfuerzos en uno de los procesos clave del año: la formulación y depósito de las cuentas anuales y la legalización de los libros contables en el Registro Mercantil.
Los responsables financieros, asesores y contables centran sus esfuerzos en uno de los procesos clave del año: la formulación y depósito de las cuentas anuales y la legalización de los libros contables en el Registro Mercantil.
A continuación, repasamos los plazos, pasos y consecuencias de no cumplir con estas obligaciones, con información completamente actualizada para el ejercicio 2025.
¿Qué documentos deben formular los administradores?
Los administradores de las sociedades están obligados a formular, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, los siguientes documentos:
- Cuentas anuales
- Informe de gestión (con estado de información no financiera si procede)
- Propuesta de aplicación del resultado
- En su caso, cuentas consolidadas e informe de gestión consolidado
De manera general, si el ejercicio fiscal coincide con el año natural, la fecha límite para la formulación será el 31 de marzo de 2025, tal como establece el artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC).
Legalización de libros contables: plazos y finalidad
Una vez formuladas las cuentas, el siguiente paso es legalizar los libros contables obligatorios: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales, y, si corresponde, libro de actas y otros libros societarios.
¿Cuál es el plazo límite para la legalización?
Debe realizarse como máximo dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de abril de 2025 para ejercicios que finalicen el 31 de diciembre de 2024.
¿Por qué se legalizan los libros?
El objetivo de la legalización es asegurar que los asientos contables no puedan ser alterados con posterioridad, otorgándoles valor probatorio ante tribunales o inspecciones. Esta legalización debe hacerse de forma telemática a través de la sede electrónica del Registro Mercantil.
Aprobación y depósito de las cuentas anuales
Una vez formuladas, las cuentas anuales deben ser aprobadas por la Junta General Ordinaria de socios o accionistas, que deberá celebrarse dentro de los seis primeros meses del ejercicio, es decir, antes del 30 de junio de 2025 si el ejercicio coincide con el año natural.
¿Cuándo se realiza el depósito de cuentas anuales?
El depósito de las cuentas anuales debe realizarse dentro del mes siguiente a su aprobación, y siempre en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social. Este plazo se cuenta de fecha a fecha. Por ejemplo, si las cuentas se aprueban el 30 de junio, deben depositarse antes del 30 de julio.
El depósito incluye:
- Balance
- Cuenta de pérdidas y ganancias
- Estado de cambios en el patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo (para empresas que aplican el modelo normal)
- Memoria
- Certificación del acuerdo de aprobación
¿Qué sucede si no se aprueban las cuentas anuales?
En caso de no aprobación, los administradores deberán reformular las cuentas para su presentación en una futura junta. No obstante, no se producirá el cierre registral si se acredita debidamente esta circunstancia mediante:
- Certificación con firmas legitimadas del órgano de administración
- Acta notarial de la junta con constancia de la no aprobación
Es importante destacar que una reiterada falta de aprobación puede suponer una pérdida de confianza en los órganos de gobierno, por lo que el administrador podría verse en la necesidad de renunciar al cargo si no logra la aprobación de las cuentas.
Consecuencias de no legalizar los libros o no presentar las cuentas
- Legalización fuera de plazo
Aunque no conlleva sanción directa, el Registro Mercantil dejará constancia del incumplimiento en la diligencia del libro. Esta información puede perjudicar la imagen de la empresa ante terceros. - No depositar las cuentas anuales
Si transcurre un año desde el cierre del ejercicio sin depósito, el Registro procederá al cierre provisional de la hoja registral (art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil), impidiendo inscribir nuevos actos como ampliaciones de capital, fusiones o nombramientos. - Posibles sanciones económicas
La falta de depósito de las cuentas anuales puede ser sancionada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) con multas que oscilan entre 1.200 y 60.000 euros. En sociedades con facturación superior a 6 millones de euros, la sanción puede alcanzar los 300.000 euros por ejercicio no depositado (art. 283 LSC). - Responsabilidad del administrador
No presentar las cuentas anuales implica una falta de diligencia según el artículo 225 de la LSC. En situaciones de insolvencia, podría derivarse incluso en una responsabilidad personal del administrador si se considera que ha contribuido a la agravación de la situación, tal y como contempla la legislación concursal vigente.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Puedo presentar el depósito de cuentas anuales si aún no han sido aprobadas?
No. Solo pueden depositarse cuentas previamente aprobadas por la Junta General. En caso contrario, se puede presentar una certificación que acredite la no aprobación, pero no se considerará depósito efectivo.
¿Es obligatorio legalizar los libros contables si mi empresa no tuvo actividad?
Sí. Aunque no haya habido movimientos contables, la empresa debe legalizar sus libros obligatorios indicando esta circunstancia. Es una obligación formal que no depende del volumen de actividad.
¿Dónde se realiza el depósito de las cuentas anuales?
El depósito se realiza de forma telemática a través del portal del Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa. Es recomendable contar con certificado digital y tener toda la documentación escaneada y firmada electrónicamente.
Cumplir con la formulación, legalización y depósito de cuentas anuales no solo es una obligación legal, sino también un reflejo de transparencia y buena gestión empresarial. Evitar sanciones, asegurar la operativa registral y garantizar el acceso a financiación o licitaciones públicas depende, en gran medida, de este cumplimiento formal.
Si tu empresa aún no ha iniciado estos trámites, este es el momento ideal para ponerse al día y evitar riesgos innecesarios. ¡Contáctanos! Si eres autónomo o PYME, no dejes pasar la oportunidad de agendar una asesoría gratuita o escribirnos por WhatsApp.
