Una factura proforma es un documento informativo que proporciona detalles sobre una futura transacción comercial, similar a una factura preliminar. A pesar de que presenta una oferta comercial, no tiene validez contable, ya que solo muestra el precio, incluyendo la base e impuestos, sobre el cual se facturará el servicio o producto en el futuro.
¿Para qué sirve esta factura?
Esta factura no tiene validez comercial, legal o administrativa y no forma parte de la contabilidad de la empresa. Su propósito principal es informar al cliente sobre el compromiso del emisor de suministrar los bienes o servicios al precio especificado, como el envío de mercancía a través de aduanas. Puede tener validez jurídica en caso de disputas por impagos, ya que demuestra que hubo actividad comercial entre ambas partes en algún momento.
¿Diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
Es común confundir las facturas proforma con los presupuestos, pero tienen diferencias importantes. Los presupuestos no tienen validez legal, mientras que las facturas proforma sí la tienen. Los presupuestos se presentan a cualquier cliente o cliente potencial para informar sobre el costo de los servicios o productos requeridos, y pueden ser aceptados o modificados posteriormente. En cambio, las facturas proformas se emiten una vez que se ha acordado el presupuesto entre ambas partes, otorgándoles validez jurídica como documento que respalda la actividad comercial.
¿En qué se diferencia una factura proforma y un albarán?
Como se mencionó anteriormente, una factura proforma es un documento provisional sin validez, mientras que un albarán tiene validez ya que certifica la entrega de los productos acordados.
¿Qué datos debe contener una factura Proforma?
Una factura proforma debe incluir los siguientes elementos:
- Cabecera que indique claramente «factura proforma».
- Datos de identificación del proveedor, como NIF, nombre comercial, razón social, datos de contacto y dirección.
- Datos identificativos del cliente.
- Descripción de productos y servicios con sus precios unitarios, precios totales e IVA.
- Opcionalmente, una numeración distinta para un seguimiento interno, que no coincida con la numeración de las facturas regulares.
Es importante recordar que la factura proforma es un borrador, y todos los datos que contiene deben aparecer en la factura final entregada al cliente, especialmente en relaciones comerciales habituales.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Para crear una factura proforma efectiva, sigue estos pasos:
- Indica claramente que se trata de una «factura proforma».
- Incluye la fecha de emisión.
- Proporciona los datos fiscales del emisor y del receptor.
- Detalla el producto o servicio por el cual se solicita el pago, incluyendo su precio sin IVA y el costo final con impuestos.
- Calcula la base imponible total, el IVA asociado y la cantidad final a pagar.
Una vez que se ha comprendido el propósito de la factura proforma y se han seguido estos pasos, puedes integrarla de manera efectiva en tus operaciones comerciales.
Usos comunes de la factura proforma
La factura proforma se utiliza en situaciones como:
- Acuerdos de prestación de servicios pendientes de ejecución.
- Operaciones internacionales que involucran trámites aduaneros para calcular los costos a pagar.
Sin duda alguna, este documento es valioso para aclarar términos y compromisos comerciales antes de que se realice una transacción definitiva.
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