Debido a la crisis sanitaria actual, los plazos para el depósito de las cuentas anuales y la presentación de libros contables se interrumpieron hasta que finalizara el estado de alarma. Sin embargo, a través del Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, se han retomado. Por eso, a continuación te mostramos cómo debes legalizar los libros para posteriormente, presentarlas ante el Registro Mercantil.
¿Qué son las Cuentas Anuales?
Las Cuentas Anuales son aquellos documentos que recogen la información financiera de una empresa.
Estas están formadas por diferentes documentos:
- El balance.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- La memoria.
Las Cuentas Anuales se deben elaborar cada doce meses, salvo en casos puntuales como la disolución de la empresa, y deberán están firmadas por un administrador que responde sobre la veracidad de los datos que contienen.
Estas permiten evaluar, de forma global, el estado del negocio y también la evolución que ha sufrido en el último año.
Utilizando tus Cuentas Anuales, también podrás compararte con tus competidores y hacerte una idea de qué lugar ocupas dentro del sector.
¿Quién está obligado a presentar las Cuentas Anuales?
En España, las Cuentas Anuales deben ser presentadas por diferentes tipos de entidades, dependiendo de su forma jurídica y tamaño. A continuación, te detallo quiénes están obligados a presentar las Cuentas Anuales en España en 2023:
- Sociedades Anónimas (S.A.): Todas las sociedades anónimas, independientemente de su tamaño, están obligadas a presentar las Cuentas Anuales.
- Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.): Al igual que las sociedades anónimas, todas las sociedades de responsabilidad limitada deben presentar las Cuentas Anuales.
- Empresas Individuales: Los empresarios individuales también están obligados a presentar las Cuentas Anuales, siempre que cumplan ciertos requisitos. En general, se aplicará la obligación si cumplen con dos de los siguientes tres criterios: tener un volumen de ingresos netos superior a 600.000 euros, tener un activo superior a 300.000 euros o emplear a más de 10 trabajadores.
- Cooperativas: Las cooperativas también deben presentar las Cuentas Anuales en España.
- Otras entidades jurídicas: Otras entidades como fundaciones, asociaciones, sucursales de entidades extranjeras, entre otras, también están sujetas a la obligación de presentar las Cuentas Anuales, dependiendo de su tamaño y actividad.
Es importante tener en cuenta que la obligación de presentar las Cuentas Anuales puede estar sujeta a cambios en la legislación y que existen diferentes normativas y requisitos específicos para cada tipo de entidad. Por lo tanto, es recomendable consultar con un profesional o revisar la normativa actualizada para obtener información precisa y actualizada sobre las obligaciones contables y fiscales en España.
Nuevos plazo para la presentación de los libros contables
- Cierre de cuentas: Hasta el 31 de marzo.
- Legalización de libros: Hasta el 30 de abril.
- Aprobación de cuentas: Hasta el 30 de junio.
- Presentación de cuentas al registro mercantil: Hasta el 30 de julio.
¿Qué documentos conforman las Cuentas Anuales?
Las Cuentas Anuales en España, según la normativa contable vigente (Plan General de Contabilidad), están compuestas por los siguientes documentos:
- Balance de Situación: Es un estado financiero que muestra la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, reflejando los activos, pasivos y patrimonio neto.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: También conocida como estado de resultados o cuenta de resultados, presenta los ingresos, gastos, costos y resultados del ejercicio contable, permitiendo determinar el resultado del ejercicio (beneficio o pérdida).
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Muestra los cambios ocurridos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio contable, detallando las variaciones de los diferentes componentes del patrimonio (aportaciones de los socios, beneficios acumulados, reservas, etc.).
- Estado de Flujos de Efectivo: Presenta los movimientos de efectivo y equivalentes de efectivo de la empresa durante el ejercicio contable, desglosando las entradas y salidas de efectivo por actividades de explotación, inversión y financiación.
- Memoria: Es un documento complementario que brinda información adicional y explicativa sobre los estados financieros, incluyendo políticas contables utilizadas, notas explicativas, eventos posteriores al cierre del ejercicio, información sobre las operaciones de la empresa, entre otros aspectos relevantes.
Además de estos documentos principales, dependiendo de las características de la empresa y su actividad, pueden requerirse otros informes o documentos adicionales, como el informe de gestión, el informe de auditoría, informes sectoriales, entre otros.
Es importante tener en cuenta que los requisitos específicos para la elaboración y presentación de las Cuentas Anuales pueden variar según el tamaño y la forma jurídica de la empresa, así como las normas contables y las disposiciones legales vigentes.
Por lo tanto, es recomendable consultar la legislación contable y fiscal actualizada, así como contar con la asesoría de un profesional contable o asesor fiscal para garantizar el cumplimiento adecuado de las obligaciones contables en España en 2023.
Tipos de Cuentas Anuales
El Plan General de Contabilidad establece cuatro tipos de modelos de Cuentas Anuales, según el mayor o menor grado de información que contienen y la dimensión de la empresa.
Estos son:
Cuentas Anuales ordinarias
Todas las sociedades deben presentar sus Cuentas Anuales, excepto en los tres casos que explicaremos a continuación.
En las Cuentas Anuales es necesario presentar los cinco documentos que mencionamos más arriba:
- El balance.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- La memoria.
Cuentas Anuales abreviadas
Las Cuentas Anuales abreviadas se diferencian de las ordinarias, principalmente, por su simplicidad.
Estas tienen un formato más simple en el que hay que añadir menos información. De hecho, en este caso, solo hay que presentar:
- Balance abreviado.
- Cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas.
- Memoria abreviada.
Cuentas Anuales pyme
Una pyme puede decidir si presentar sus Cuentas Anuales en el modelo ordinario, una versión específica para pymes o, si cumple los requisitos, la versión abreviada.
Cuentas Anuales microempresas
Las microempresas también puede aplicar unos criterios específicos en sus Cuentas Anuales. Su versión es todavía más simplificada.
Aprobación de cuentas
Una vez que el ejercicio ha sido cerrado, la normativa dispone de seis meses para que las cuentas se sometan a la aprobación de los accionistas. Es decir, si el ejercicio cerró el 31 de diciembre, se tendrá hasta el 30 de junio del presente año para que las cuentas anuales sean aprobadas.
La Junta General de Accionistas o de socios siempre se convoca según los estatutos, pero no es posible realizarla haciendo uso de medios telemáticos, como si se permitió durante la pandemia.
¿Cómo presentar las Cuentas Anuales?
Una vez que las cuentas han sido aprobadas, se dispone de un mes para que las cuentas anuales queden depositadas en el Registro Mercantil, es decir, si fueron aprobadas el 30 de junio, se dispone hasta el 30 de julio. Pero hay que contar siempre un mes desde la fecha de la aprobación. No presentar estas cuentas en el registro mercantil es sancionado de manera económica, pero, además, con el cierre de la hoja registral de la sociedad. A esto es lo que hace referencia el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero.
A continuación te presentamos un video tutorial sobre la presentación de las cuentas Anuales por medio electrónico:
La forma más rápida y cómoda para presentar tus Cuentas Anuales es por Internet.
En este caso, tendrás que enviar las Cuentas Anuales en formato digital a la sede electrónica del Colegio de Registradores.
Para ello, necesitas estar dado de alta y tener un certificado de firma digital.
¿Qué ocurre si hay errores una vez presentadas?
i una empresa no presenta las Cuentas Anuales dentro del plazo establecido en España, pueden ocurrir las siguientes consecuencias:
- Sanciones económicas: La falta de presentación de las Cuentas Anuales dentro del plazo establecido puede conllevar sanciones económicas impuestas por las autoridades competentes. Estas sanciones pueden variar según la gravedad de la infracción y la legislación vigente en cada momento.
- Prohibición de operaciones: En algunos casos, las empresas que no presentan sus Cuentas Anuales pueden enfrentar la prohibición de realizar determinadas operaciones, como la distribución de dividendos o la realización de contratos con la administración pública, hasta que regularicen su situación.
- Responsabilidad de los administradores: Los administradores de la empresa pueden ser considerados responsables por el incumplimiento de la obligación de presentar las Cuentas Anuales. Esto podría implicar consecuencias legales y personales, como la asunción de responsabilidades económicas o incluso la inhabilitación para ejercer cargos de administración en otras empresas.
- Repercusiones fiscales: El incumplimiento en la presentación de las Cuentas Anuales también puede tener repercusiones fiscales. Las autoridades fiscales pueden imponer multas adicionales y aplicar medidas de control o inspección más rigurosas sobre la empresa.
Es importante tener en cuenta que las consecuencias específicas por no presentar las Cuentas Anuales a tiempo pueden variar según la legislación vigente en cada momento y las circunstancias particulares de cada caso. Además, es posible que las sanciones y repercusiones sean más severas si existe una reiteración en el incumplimiento de esta obligación.
Para modificar las Cuentas Anuales, deberás contar con la aprobación de la Junta General de la empresa.
Recuerda que las Cuentas Anuales son documentos fundamentales para tu empresa ya que te dan una referencia de cómo evoluciona tu negocio. Hazlas cada año y analizarlas con detalle para obtener conclusiones que te permitan seguir creciendo a buen ritmo.
Evitar problemas en la presentación de esta y otras diligencias, puedes contar con el apoyo de Entre Trámites para asesorarte en todos los temas relacionados con los trámites fiscales. Contamos con especialistas dispuestos a ayudarte.
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