Debido a la crisis sanitaria actual, los plazos para el depósito de las cuentas anuales y la presentación de libros contables se interrumpieron hasta que finalizara el estado de alarma. Sin embargo, a través del Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, se han retomado. Por eso, a continuación te mostramos cómo debes legalizar los libros para posteriormente, presentarlas ante el Registro Mercantil.
1. ¿Qué son las Cuentas Anuales?
Las Cuentas Anuales son aquellos documentos que recogen la información financiera de una empresa.
Estas están formadas por diferentes documentos:
- El balance.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- La memoria.
Las Cuentas Anuales se deben elaborar cada doce meses, salvo en casos puntuales como la disolución de la empresa, y deberán están firmadas por un administrador que responde sobre la veracidad de los datos que contienen.
Estas permiten evaluar, de forma global, el estado del negocio y también la evolución que ha sufrido en el último año.
Utilizando tus Cuentas Anuales, también podrás compararte con tus competidores y hacerte una idea de qué lugar ocupas dentro del sector.
2. ¿Quién está obligado a presentar las Cuentas Anuales?
Las empresas deben presentar, una vez al año, sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil. Están obligadas:
- Sociedades anónimas.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Sociedades extranjeras con sucursal en España.
- Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
- Fondos de pensiones.
- Cualquier empresario que tenga obligación de publicar sus Cuentas Anuales.
3. Nuevos plazo para la presentación de los libros contables
En base al Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, los plazos para la presentación de los libros contables quedan así:
- Fecha límite de formulación de cuentas: 1 de septiembre de 2020
- Fecha límite de legalización de libros contables: 1 de octubre de 2020
- Fecha límite de aprobación de cuentas: 1 de noviembre de 2020
- Fecha límite de depósito de cuentas: 1 de diciembre de 2020
4. ¿Qué documentos conforman las Cuentas Anuales?
Las Cuentas Anuales están compuestas por diferentes documentos:
4.1. El balance
El balance, dentro de las Cuentas Anuales, es un esquema en el que se proporciona información de dos tipos:
- Bienes: todo lo que compone el patrimonio de la empresa y los derechos de cobro. Estos son los activos de la empresa.
- Obligaciones: pagos o deudas con proveedores, entidades de crédito o terceros. Esto forma parte del pasivo en el que también figuran los fondos propios.
Si restas estas cifras y obtienes un resultado positivo, entonces, tienes más de lo que debes (estado ideal). Si, por el contrario, es negativo debes más de lo que tienes.
4.2. La cuenta de pérdidas y ganancias
La cuenta de pérdidas y ganancias aporta información sobre el resultado económico de la empresa durante ese ejercicio.
¿Cómo se obtiene? Calculando la diferencia entre los ingresos obtenidos por la actividad y los gastos soportados.
En ganancias deberás incluir: ventas o prestaciones de servicios, subvenciones, ingresos financieros…
En pérdidas o gastos: adquisición de aprovisionamiento, gastos de personal, suministros, gastos bancarios…
4.3. El estado de cambios del patrimonio neto
En el patrimonio neto se recogen las ampliaciones de capital, el reparto de dividendos, los resultados de ejercicios anteriores, las reservas…; así como las subvenciones y correcciones de errores.
Es una partida en la que se reflejan las operaciones que se producen en el ejercicio, pero que no influyen en el resultado del mismo.
4.4. Estado de flujos de efectivo
Este documento es uno de los estados financieros básicos e informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivos.
Es decir, muestra el efectivo que ha sido generado y aprovechado en las actividades operativas, inversión o financiamiento de la empresa.
4.5. La memoria
Por lo general, la memoria es un informe que completa, amplía y comenta el contenido del resto de documentos que integran las Cuentas Anuales.
Esta facilita información adicional sobre la empresa.
5. Tipos de Cuentas Anuales
El Plan General de Contabilidad establece cuatro tipos de modelos de Cuentas Anuales, según el mayor o menor grado de información que contienen y la dimensión de la empresa.
Estos son:
5.1. Cuentas Anuales ordinarias
Todas las sociedades deben presentar sus Cuentas Anuales, excepto en los tres casos que explicaremos a continuación.
En las Cuentas Anuales es necesario presentar los cinco documentos que mencionamos más arriba:
- El balance.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- La memoria.
5.2. Cuentas Anuales abreviadas
Las Cuentas Anuales abreviadas se diferencian de las ordinarias, principalmente, por su simplicidad.
Estas tienen un formato más simple en el que hay que añadir menos información. De hecho, en este caso, solo hay que presentar:
- Balance abreviado.
- Cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas.
- Memoria abreviada.
5.3. Cuentas Anuales pyme
Una pyme puede decidir si presentar sus Cuentas Anuales en el modelo ordinario, una versión específica para pymes o, si cumple los requisitos, la versión abreviada.
5.4. Cuentas Anuales microempresas
Las microempresas también puede aplicar unos criterios específicos en sus Cuentas Anuales. Su versión es todavía más simplificada.
Para poder acogerse a estos modelos, hay que cumplir estos requisitos:
6. ¿Cómo presentar las Cuentas Anuales?
El plazo es un mes desde que se aprueban en la Junta General Ordinaria de Acciones, que debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio.
Por lo general, como en la mayoría de empresas el ejercicio fiscal coincide con el año natural, el plazo máximo será el 30 de junio del año siguiente.
6.1. En papel
Como se ha hecho toda la vida. Será necesario acudir al Registro Mercantil con la instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas y todos los documentos debidamente cumplimentados.
En la página web del Colegio de Registradores están disponibles todos los formularios que hay que cumplimentar.
6.2. En CD o DVD
Otra opción es presentar un fichero almacenado en un soporte digital como un CD o un DVD. Debe presentarse:
- Instancia de presentación (por triplicado).
- Certificación de aprobación de cuentas.
- Certificado de la huella digital firmado.
- CD o DVD en el que conste el fichero Zip con todos los demás documentos objeto de depósito.
6.3. Por Internet
La forma más rápida y cómoda para presentar tus Cuentas Anuales es por Internet.
En este caso, tendrás que enviar las Cuentas Anuales en formato digital a la sede electrónica del Colegio de Registradores.
Para ello, necesitas estar dado de alta y tener un certificado de firma digital.
8. Presentaciones fuera de plazo
¿Qué pasa si, por algún motivo, no puedes presentar las Cuentas Anuales en las fechas establecidas?
Tranquilo: mientras presentes todos los documentos antes de que finalice el año no recibirás ninguna sanción.
7. ¿Qué ocurre si hay errores una vez presentadas?
En el caso de que, una vez presentadas, te des cuenta de que hay algún error en tus Cuentas Anuales podrás corregirlas; aunque el proceso será diferente según el canal que hayas utilizado para presentarlas.
- En papel o CD/DVD: deberás ir a la Oficina del Registro Mercantil con el justificante de la presentación y retirar las carpetas que tengas los errores.
- Por internet: solo tendrás que volver a presentar los documentos correctos.
Para modificar las Cuentas Anuales, deberás contar con la aprobación de la Junta General de la empresa.
Recuerda que las Cuentas Anuales son documentos fundamentales para tu empresa ya que te dan una referencia de cómo evoluciona tu negocio. Hazlas cada año y analízalas con detalle para obtener conclusiones que te permitan seguir creciendo a buen ritmo.
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