Digitalizar el área de Recursos Humanos por medio de un portal del empleado que permita desarrollar una nueva forma de comunicación bidireccional con los trabajadores, así como agilizar y mejorar los procesos de trabajo del departamento resulta imprescindible en una era como la actual.
Entre los procesos que pueden digitalizarse, están los de gestión de los empleados de la empresa. Destinar una parte de estos fondos a la creación de un portal del empleado es, por tanto, una opción que los directivos y responsables de Recurso Humanos deberían considerar por sus múltiples ventajas.
¿Qué es un portal del empleado?
El portal del empleado o del trabajador, es una aplicación en línea a la que tienen acceso tanto el departamento de recursos humanos como los trabajadores de la empresa. Esta aplicación facilita la gestión de la información de los empleados, como el suministro de nóminas o el seguimiento de las bajas o ausencias.
Con este tipo de plataformas, los departamentos de Recursos Humanos pueden ahorrarse muchas horas de trabajo y agilizar procesos de administración de los empleados al tiempo que les permiten tener siempre a su disposición información relevante relacionada con el trabajo.
Funcionalidades del portal del empleado
Entre las funcionalidades que puede tener un portal del empleado podemos destacar las siguientes:
- Puesta a disposición de las nóminas de los trabajadores.
- Registros de control horario y comunicación de horas extraordinarias.
- Solicitud de vacaciones.
- Comunicación de bajas, permisos y ausencias.
- Realización de evaluaciones y encuestas de calidad.
- Comunicación de sugerencias por parte de los trabajadores.
- Comunicación de novedades, procedimientos internos y puesta a disposición de los trabajadores de todo tipo de documentación que pueda ser de su interés.
Beneficios del portal del empleado
El portal del empleado puede aportar beneficios a la empresa y al trabajador, entre los que podemos destacar los siguientes:
- Permite a los empleados acceder más fácilmente a sus datos: La creación de un portal del empleado permite a los departamentos de Recursos Humanos poner a disposición de los empleados información personal como nóminas, datos fiscales sobre retenciones, vacaciones, turnos, etc. También facilita a los empleados la modificación de sus datos personales y la solicitud digital de vacaciones.
- Mejorar la eficacia y la productividad del departamento de Recursos Humanos: Un portal del empleado mejora el control del personal y, mediante la automatización, reduce las horas de trabajo de Recursos Humanos y aumenta la productividad.
- Proporciona una visión global de toda la plantilla: Un portal del empleado facilita la digitalización de los recursos humanos al proporcionar datos en tiempo real sobre todo el personal, lo que facilita la gestión de las ausencias, el control del tiempo, los turnos y la planificación del trabajo.
- Acceso a los datos desde cualquier lugar: Los empleados de Recursos Humanos que teletrabajan pueden acceder al portal desde cualquier lugar. Lo mismo ocurre con los empleados, que pueden acceder al portal desde cualquier dispositivo móvil con conexión a Internet. Esto permite, por ejemplo, que un empleado acceda a sus nóminas desde la tienda, donde puede solicitarlas para realizar una operación de financiación.
- Mejorar la comunicación interna: El portal del empleado facilita la comunicación bidireccional entre la empresa y el empleado. La empresa puede hacer notificaciones y los empleados pueden hacer sugerencias o comunicar bajas o ausencias.
- Mejora la productividad: Se puede también utilizar para la asignación de tareas, entrega de trabajos, facilitar recursos informáticos a los trabajadores y manuales, etc.
- Reduce el riesgo de pérdida de datos: Los datos se almacenan de forma segura en la nube, tanto para la empresa como para el empleado.
Los factores que debes tener en cuenta
- Identifique sus objetivos y prioridades: En un proceso de digitalización de un área de Recursos Humanos, hay que considerar y abordar muchos elementos. Un proceso como estos, no sólo debe resolver los problemas del departamento, sino también los de los empleados y todos los agentes implicados en este ámbito.
- Establecer las características específicas del proyecto: Una vez identificados los objetivos y las prioridades, es hora de averiguar qué características específicas existen. Es decir, la lista detallada de todas las características que pueden ofrecer una solución para alcanzar los objetivos fijados.
- Implicar al sector informático: El sector informático debe incluirse para garantizar todas las necesidades de la empresa. Además, el resto de los equipos también deben estar presentes y ser conscientes de todo el proceso.
- Elija la mejor herramienta para iniciar su transformación: Además de todo lo anterior, es esencial elegir las herramientas adecuadas para alcanzar todos sus objetivos.
- Forme a su personal: por último, debe formar a su personal para sacar el máximo partido del software implantado.
Para concluir, es importante digitalizar el área de recursos humanos, dado que permite tener una mejor comunicación entre la empresa y sus trabajadores; adicionalmente, al tener todo digitalizado el acceso a la información será más rápido y eficiente para todos los colaboradores de la compañía.
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