La declaración censal es un trámite fiscal esencial en España que permite comunicar a la Agencia Tributaria (AEAT) el inicio, modificación o cese de una actividad económica. También se utiliza para actualizar datos relevantes de autónomos y empresas, así como para inscribirse en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
En esta guía veremos qué es, quién está obligado a presentarla, en qué casos y plazos debe realizarse, así como el procedimiento y modelos que se utilizan.
¿Qué es la declaración censal?
Es una comunicación formal a Hacienda en la que el contribuyente ya sea persona física o jurídica proporciona información clave sobre su situación tributaria.
Se realiza mediante los modelos oficiales:
- Modelo 036: declaración censal ordinaria, para cualquier tipo de contribuyente.
- Modelo 037: declaración censal simplificada, para autónomos y pymes que cumplan determinados requisitos.
Este trámite es obligatorio y gratuito, y constituye el paso previo para poder emitir facturas y cumplir con las obligaciones fiscales.
Quién debe presentar la declaración censal
Están obligados a presentarla:
- Personas físicas que inicien una actividad económica como autónomos.
- Sociedades y entidades jurídicas en el momento de su constitución.
- Profesionales que cambien de domicilio fiscal o actividad.
- Contribuyentes que modifiquen sus datos de IVA, retenciones o régimen fiscal.
- Empresarios y profesionales que cesen su actividad.
Cuándo se presenta
Existen tres momentos clave en los que se debe presentar la declaración censal:
- Inicio de actividad: antes de facturar o realizar operaciones sujetas a IVA.
- Modificación de datos: en un plazo máximo de un mes desde que se produzca el cambio (por ejemplo, cambio de domicilio fiscal o de régimen de IVA).
- Cese de actividad: dentro del mes siguiente al cierre o baja de la actividad económica.
Cómo presentar la declaración censal
Actualmente, el trámite puede realizarse:
- Online: a través de la Sede Electrónica de la AEAT con certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve.
- Presencialmente: en oficinas de la Agencia Tributaria, solicitando cita previa y presentando el formulario en papel.
Pasos básicos:
- Descargar o cumplimentar el modelo 036 o 037.
- Indicar con claridad si se trata de alta, modificación o baja.
- Aportar la información solicitada sobre la actividad, ubicación, régimen fiscal, etc.
- Presentar y conservar copia sellada o justificante electrónico.
Sanciones por no presentarla o hacerlo fuera de plazo
La falta de presentación o la presentación incorrecta puede acarrear sanciones administrativas. Estas pueden ir desde advertencias y multas de carácter leve hasta sanciones económicas que, en caso de ocultar información relevante, pueden superar los 200 euros.
Ejemplo práctico
Un diseñador gráfico autónomo cambia su domicilio fiscal porque traslada su estudio a otra ciudad. Tiene un mes para comunicar el cambio mediante el modelo 037. Si no lo hace, corre el riesgo de recibir notificaciones en su antigua dirección y de ser sancionado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo iniciar mi actividad sin haber presentado la declaración censal?
No, es obligatoria antes de facturar o realizar operaciones económicas.
¿Qué diferencia hay entre el modelo 036 y el 037?
El 037 es una versión simplificada para autónomos y pequeñas empresas que cumplen ciertos requisitos. El 036 es más completo y válido para todo tipo de contribuyentes.
¿Es gratis presentar la declaración censal?
Sí, el trámite es totalmente gratuito.
En definitiva, la declaración censal es un paso imprescindible para formalizar tu relación con Hacienda como autónomo o empresa. Presentarla en los plazos correctos y con la información adecuada evita sanciones y asegura que tu situación fiscal esté al día.
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