Libros contables en tiempos de coronavirus

El estado de alarma abarca el plazo que las empresas tienen para culminar los últimos ajustes del ejercicio en los libros contables ¿Qué hacer?
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Libros contables en tiempos de coronavirus

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El estado de alarma derivado de la gravedad de la situación del coronavirus COVID-19 es probable que se extienda, por lo que abarcará la recta final del plazo que las empresas tienen para culminar los últimos ajustes del cierre contable del ejercicio en los libros contables.

Recordemos que aunque el ejercicio se cierra el 31 de diciembre, para la mayor parte de las empresas, los administradores tienen un plazo de tres meses para formular las cuentas desde esta fecha.

Fecha Limite

El siguiente hito una vez cerrada la contabilidad es la legalización de los libros contables, que debe realizarse como máximo en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que la fecha límite será el 30 de abril.

Sin embargo, la legalización de los libros contables es una obligación mercantil que no cumplen todas las empresas, ya que a diferencia del depósito de las cuentas anuales.

Si no se realiza puede tener consecuencias más graves, la no legalización de los libros contables tiene pocas consecuencias prácticas para las sociedades que incumplen este trámite.

La falta de sanciones y la limitada utilidad práctica de esta obligación mercantil, hace que en una situación como lo actual esta obligación pueda pasar a un segundo plano, ya que muchas empresas tendrán en los próximos días que optimizar sus recursos administrativos y pueden focalizar su atención en otras tareas más críticas para la organización.

En relación a las cuentas anuales, recordemos que estas deberán presentarse para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, en el plazo de 1 mes desde su probación, debiendo haber sido aprobadas mediante junta general ordinaria dentro de los 6 primeros meses del ejercicio.

Esta una obligación que si debieran cumplir todas las empresas, ya que su incumplimiento sí que puede acarrear importantes perjuicios a las empresas.

¿Por qué se legalizan los libros contables?

El motivo por el que se legalizan los libros contables es para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos. Una vez legalizados los libros su custodia es responsabilidad del empresario.

¿Qué consecuencias puede acarrear a una empresa no legalizar los libros contables o hacerlo fuera de plazo?

En el caso de que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.

Sin embargo, la no legalización de los libros contables no trae consigo sanciones, por lo que salvo que los libros sean requeridos por alguna parte interesada en algún pleito, su no legalización puede no traer consecuencias para la empresa.

No obstante, como es una obligación mercantil, mientras esté en vigor es aconsejable cumplir con la normativa y proceder a su legalización.

La Agencia Tributaria deja obsoleta la legalización de los libros contables

Si bien ya era extremadamente raro que la Agencia Tributaria requiriera los libros contables, ya que los libros que suele requerir son los de IVA.

Con la puesta en marcha del nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Información (SII), en vigor desde el 1 de julio de 2017, la Agencia Tributaria ya no tiene que pedir ni tan siquiera los libros de IVA a las empresa que lo utilizan, pues ya tiene en su poder esta información.

Recordemos que los contribuyentes obligados a utilizar el SII y aquellos que voluntariamente lo utilizan, envían el detalle de los registros de facturación en un plazo de cuatro días a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.

La extensión de los ERPs y la utilización de la tecnología blockchain garantizarán que la contabilidad no se pueda manipular

La utilización de ERPs por muchas empresas en los que no se pueden modificar las operaciones introducidas y la tecnología de la cadena de bloques o blockchain (gigantesco libro de cuentas en la que los registros o bloques están enlazados y cifrados para proteger la seguridad y privacidad de las transacciones) que constituye una base de datos distribuida y segura gracias al cifrado, que se puede aplicar a la contabilidad, puede cambiar sustancialmente la forma en la que se gestiona y comparte la información contable de las empresas.

¿Cómo se legalizan actualmente los libros contables?

Mediante la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, cambia la forma de presentación de los libros contables, adaptándose un poco a los nuevos tiempos, de manera que los libros obligatorios de todas clases abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013, se deben cumplimentar en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Gracias a esta modificación las empresas en las que sus trabajadores puedan teletrabajar podrán cumplir sin problema el trámite de la legalización.

Fuente: Centro de Estudios Financieros 

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