Si acabas de emprender, es probable que tengas dudas acerca de las nóminas de tus empleados. Desde cómo hacerlas hasta cuál es su estructura y qué puntos deben incluir, entender las nóminas es esencial para la gestión efectiva de tu negocio. En este artículo, repasaremos todo lo necesario para que los autónomos puedan comprender con claridad la nómina de sus trabajadores, incluyendo cuáles son los puntos clave, qué información debe contener y cómo debe estructurarse.
¿Qué es una nómina de trabajadores?
La nómina es un documento fundamental que indica el salario que percibe un empleado de forma mensual por los trabajos realizados para la empresa. Tanto si eres una empresa como un autónomo con empleados a cargo, es crucial mantener un registro preciso de las nóminas de los trabajadores, ya que estos documentos también forman parte de la contabilidad de tu negocio.
Estructura de la Nómina de un Trabajador
Para elaborar una nómina de forma correcta, es importante conocer todas las partes que la componen. Aquí detallamos cada una de las secciones que deben incluirse para confeccionar una nómina precisa:
Encabezado de la Nómina
La parte superior de la nómina, conocida como el encabezado, incluye toda la información relevante de la empresa y los datos completos del trabajador. Aquí se deben incluir:
Datos de la empresa:
- Nombre de la empresa.
- CIF (Código de Identificación Fiscal) de la empresa.
- Código Cuenta de Cotización de la empresa.
- Domicilio fiscal de la empresa.
Datos del trabajador:
- Nombre del trabajador.
- DNI (Documento Nacional de Identidad) del trabajador.
- Número de afiliación a la Seguridad Social del trabajador.
- Grupo de cotización del trabajador.
- Categoría del trabajador.
- Código de contrato del trabajador.
- Fecha de antigüedad del trabajador.
Además, en la nómina se deben agregar las fechas del mes correspondiente al trabajo realizado, así como el total de días trabajados.
Detalles de Devengos
La sección de devengos de la nómina incluye todos los conceptos salariales que el trabajador ha generado durante el mes trabajado, es decir, el salario bruto del trabajador. Esto abarca:
- Salario base.
- Complementos salariales individualizados.
- Horas complementarias (en caso de contratos a tiempo parcial).
- Horas extras.
- Pagas extraordinarias.
- Salario en especie.
En el apartado de percepciones salariales, también se deben incluir aquellas que no forman parte directamente del salario del empleado, como:
- Prestaciones de la Seguridad Social.
- Indemnizaciones.
Deducciones a la Seguridad Social y Retención de IRPF
Al finalizar la sección de devengos, se deben agregar todas las deducciones de la nómina, lo que implica restar los pagos a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Esto representa la cantidad que la empresa ingresa a la Seguridad Social y a Hacienda en concepto de cotizaciones e IRPF a cuenta del trabajador.
Información Contenida en una Nómina
La nómina es la forma en que un trabajador asalariado cobra sus rendimientos de trabajo y debe contener información estandarizada según la legislación vigente, como la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, de modelo de recibo individual de salarios. Los dos conceptos básicos en una nómina son:
Salario Bruto
El salario bruto es la cantidad total de la nómina antes de practicar retenciones del IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social. Es el monto total que corresponde al trabajador antes de deducciones.
Salario Neto
El salario neto es el dinero que finalmente llega a la cuenta bancaria del trabajador después de las deducciones. Es el salario real del trabajador, teniendo en cuenta las retenciones y cotizaciones.
Partidas del Salario Bruto
El salario bruto está compuesto por varias retribuciones, recogidas en el artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores. Aquí repasamos cada una de ellas:
Percepciones Salariales
Las percepciones salariales incluyen el salario base, los salarios en especie, las horas extraordinarias, las pagas extraordinarias prorrateadas y otros conceptos que forman parte del salario del empleado. Estas percepciones generalmente están sujetas a la cotización a la Seguridad Social y se rigen por el convenio colectivo de la actividad laboral.
Además, el salario también determina la cuantía de la indemnización en casos de extinción de la relación laboral, los beneficios del estado de bienestar (prestaciones por desempleo, jubilación, etc.) y la base imponible para efectos de tributación.
Percepciones No Salariales
Las percepciones no salariales incluyen cantidades que no se consideran salario y, por lo tanto, no cotizan a la Seguridad Social. Estas pueden ser prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social, gastos relacionados con la actividad (prendas de trabajo, dietas de viaje, gastos de locomoción) y compensaciones por traslados, despidos y suspensiones.
Estas percepciones extrasalariales pueden ser responsabilidad de la empresa o de la Administración.
Partidas del Salario Neto
El salario neto se obtiene restando al salario bruto las deducciones obligatorias, que son las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Aquí se detallan estas deducciones:
Cotizaciones a la Seguridad Social
Las cotizaciones a la Seguridad Social son asumidas principalmente por el empleador y en menor medida por el trabajador. Dependiendo de varios factores, como el salario bruto anual, tipo de jornada, tipo de contrato, número de pagas y edad del trabajador, el empleador y el empleado contribuyen a estas cotizaciones. Algunas de las cotizaciones incluyen:
- Cotización por desempleo.
- Cotización por contingencias comunes.
- Cotización al Fondo de Garantía Salarial (Fogasa).
- Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Cotización por formación profesional.
Además, existen bonificaciones para la contratación que reducen los costos de cotización a la Seguridad Social para el empleador.
Retenciones en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
El porcentaje de retención en el IRPF es variable y depende de varios factores, incluyendo el volumen de ingresos y las circunstancias personales del trabajador. Entre las consideraciones se encuentran:
- Año de nacimiento.
- Estado civil e ingresos del cónyuge.
- Grado de discapacidad.
- Pagos de préstamos por vivienda habitual.
- Descendientes y ascendientes.
Los porcentajes de retención pueden variar significativamente, desde un 4% para salarios brutos bajos hasta más del 20% para salarios más altos.
Entender las nóminas de tus empleados es esencial para llevar a cabo una gestión efectiva de tu negocio como autónomo. Conociendo la estructura y los componentes de una nómina, así como las obligaciones legales relacionadas con las cotizaciones y retenciones, estarás mejor preparado para cumplir con tus responsabilidades como empleador. Además, contar con asesoramiento profesional en temas de nóminas y contabilidad puede ayudarte a mantener un registro preciso y a evitar problemas futuros con tus trabajadores y las autoridades fiscales. ¡Asegúrate de mantener siempre la transparencia en tus relaciones laborales!.
Finalmente, para evitar ‘encontrones’ con la Agencia Tributaria, puedes contar con el apoyo de Entre Trámites para asesorarte en todos los temas relacionados con la construcción de sociedades limitadas, Autónomos y PYMES. Contamos con especialistas dispuestos a ayudarte.
¡Contáctanos, si eres autónomo o PYME puedes agendar una asesoría gratuita, llamarnos o escribir a nuestro Whatsapp!.
