Los autónomos tienen que ser muy meticulosos a la hora de emitir y almacenar sus facturas en Hacienda. Es habitual que al final de cada trimestre, la cartera del autónomo se llene de recibos y comprobantes de proveedores por los gastos realizados en el negocio y por los ingresos percibidos. Durante cinco años, los miembros del RETA deben presentar cuidadosamente cada una de estas declaraciones si no quieren sufrir una sanción fiscal de hasta el 4% de la facturación.
Según la Agencia Tributaria, «los autónomos y las pequeñas empresas pueden incurrir en distintos tipos de sanciones si falsifican, pierden o declaran incorrectamente una factura que luego no pueden justificar», ha señalado Joan Torres, presidente de la Federación Española de Asociaciones Profesionales de Técnicos y Asesores Fiscales (FETTAF). «Los autónomos están obligados a conservar durante cinco años todos los documentos que hayan incluido en sus autodeclaraciones y declaraciones trimestrales de IVA o IRPF. De lo contrario, si son inspeccionados por las autoridades fiscales, tendrán que pagar el 2% del valor de estas transacciones. Si ni siquiera se conoce el importe de la factura, la multa será de 300 euros por cada declaración que falte», añadió Torres.
Por cuánto tiempo debo guardar las facturas Solicitadas en Hacienda
La Agencia Tributaria establece que todos los contribuyentes deben conservar sus registros fiscales hasta que expire el plazo de prescripción, es decir, hasta el final del año:
- Cuatro años para los documentos relacionados con el IVA.
- Cinco años para los documentos del impuesto sobre la renta de las personas físicas.
El Código de Comercio exige que todos los documentos relativos a una transacción comercial se conserven durante un mínimo de seis años. Es importante conservar estos documentos por si las autoridades fiscales deciden llevar a cabo una auditoría, pero también para protegerse frente a litigios.
¿Cuál es la multa por no presentar facturas a Hacienda?
La multa por no presentar las facturas exigidas, en principio, es del 2% de la facturación declarada. Si no es posible conocer el importe de la facturación de la empresa, la multa será de 300 euros por cada transacción sin factura.
Facturas que debo conservar para evitar sanciones en Hacienda
El autónomo debe conservar todas las facturas emitidas a terceros, así como las recibidas. Las facturas forman parte de estos documentos exigidos por ley. En algunos casos, existe incluso la obligación de conservar los albaranes con las correspondientes facturas, cuando éstas hacen referencia expresa a los albaranes, siendo los primeros un mero resumen de aquellos, pero sin especificar su contenido. Si la propia factura recoge toda la información sobre las operaciones realizadas durante el periodo en cuestión, no será necesario conservar estos albaranes.
Pruebas que puede aportar el autónomo para justificar que un gasto es deducible
Según el artículo 95 de la Ley del IVA, punto 1: «los empresarios o profesionales no podrán deducir el IVA soportado o satisfecho en las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no estén relacionados directa y exclusivamente con su actividad o profesión».
El problema surge a la hora de discernir qué está realmente relacionado de forma directa y exclusiva con la actividad del autónomo y qué puede justificarse como tal. Para demostrarlo, la ley se remite a la factura como medio principal, pero no absoluto, de probar un gasto. Un documento esencial, pero la mayoría de las veces insuficiente para las autoridades fiscales. En la mayoría de los casos, los controles pedirán pruebas adicionales además de la factura.
Estas serían algunas de las pruebas que se podrían aportar, según los expertos consultados:
- Un mensaje de Whatsapp o SMS.
- Un correo electrónico para informar a un cliente.
- Una llamada telefónica.
- Una fotografía, por ejemplo, en una comida con un cliente o en un escritorio para mostrar que un determinado mueble que ha comprado está en la tienda.
- Un vídeo para demostrar que el autónomo estuvo en un determinado lugar o con una determinada persona.
- Un mensaje de voz informando, por ejemplo, a un abogado o a un gestor de una próxima cita.
- Una multa de aparcamiento con registro de la matrícula.
- Geolocalización del teléfono o vehículo para demostrar que el autónomo viajó o acudió a un lugar determinado.
- Una transferencia bancaria.
- Un recibo (si es posible con el concepto) de un pago de Bizum.
- Un post o mensaje en las redes sociales para organizar un evento, una cena de Navidad de empresa, etc.
Conservar las facturas en formato digital o impreso
La Agencia Tributaria señala que «los distintos documentos, ya sea en soporte papel o electrónico, deberán conservarse por cualquier medio que permita al obligado a su custodia garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a los mismos por parte de la Administración Tributaria sin dilación, salvo por causas debidamente justificadas, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos». Por consiguiente, la administración no está obligada a archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente.
En conclusión, es muy importante guardar todas las facturas de las transacciones comerciales que se realicen en el negocio o empresa, sin importar el importe de ésta, dado que Hacienda las puede solicitar en cualquier momento y esto evitará sanciones.
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