¿Qué requisitos formales debe tener un modelo de nómina? ¿hay alguna forma obligatoria de entregarla?
Explicamos su contenido imprescindible y cómo se ha de entregar al trabajador. Plantillas de ejemplo rellenar e imprimir.
El empresario está obligado a entregar al trabajador una nómina al pagar el salario
El Estatuto de los Trabajadores (art.29) ¹ indica la obligatoriedad de la entrega de una nómina al trabajador y sus requisitos:
“La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo.
El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Lo anterior, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores; se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.”
Existe, por lo tanto, un modelo oficial. Éste podrá sustituirse por otro establecido en el convenio colectivo o acuerdo de empresa. Siempre y cuando cumpla los requisitos mínimos que se establecen en el modelo oficial.
Además, en la Ley General de la Seguridad Social se añade que en las nóminas, el empresario deberá indicar la cuantía total de la cotización a la Seguridad Social; indicando la parte de la cotización que corresponde a la aportación del empresario y la parte correspondiente al trabajador.
Esta es una modificación que se introdujo a partir del año 2015. Ya que anteriormente en las nóminas no era obligatorio incluir la información de las cotizaciones que realizaba la empresa a la Seguridad Social.
El modelo oficial de nómina en 2020
La normativa que actualmente está vigente en cuanto al modelo oficial de nómina es la Orden ESS/2098/2014 que aprueba el modelo de recibo individual de salarios (nómina).
Como hemos visto, el cambio fundamental en las nómina que introdujo esta norma, es que debe de aparecer la cotización a la Seguridad Social que hace el empresario, que hasta ahora no venía reflejada. De esta forma se verá exactamente el coste total que supone a una empresa la contratación de un trabajador.
Este cambio supondrá mayor transparencia en las nóminas, mayor información para el trabajador y también mayores posibilidades de control, ya que se podrá ver lo realmente cotizado por la empresa, y si se beneficia de alguna bonificación en la cotización.
Así se podrá comprobar por parte del trabajador si el empresario cumple con los requisitos de esa bonificación,ya que al final de la nómina vendrá un recuadro sobre “determinación de las bases de cotización a la seguridad social y conceptos de recaudación conjunta y de la base sujeta a retención del IRPF y aportación de la empresa”, donde vendrán indicados todos los datos de la cotización a cargo del empresario.
De este modo, se crea un modelo de nómina más homogéneo respecto a otros países europeos.
¿Cómo se debe entregar el modelo de nómina?
Las nóminas se entregan haciéndolas coincidir con el fin de cada mes del año (meses naturales). Si una empresa decide entregar un recibo justificativo de pago por periodos inferiores (una quincena o una semana, por ejemplo), el documento no será una nómina propiamente dicha, sino un anticipo a cuenta de la liquidación que habrá a final de mes.
También ya es muy habitual que los trabajadores, sobre todo en empresas medianas y grandes, puedan descargar e imprimir su nómina a través de la intranet de la empresa, o que se le envíen por correo electrónico. Este tipo de notificaciones son perfectamente válidas y así lo ha aclarado recientemente el Tribunal Supremo.
¿Es obligatorio firmar la nómina?
El recibo (nómina), debe ser firmado por el trabajador al hacerle la entrega del duplicado y abonarse las cantidades. En la práctica más habitual, las cantidades no se entregan ya en efectivo, sino que se pagan por transferencia bancaria, de modo que ya no es obligatorio la firma del empleado, sino que la empresa tendrá constancia de que ha pagado la nómina gracias al documento de abono que le proporcionará la entidad bancaria con la que trabaje.
El hecho de que un trabajador firme un recibo, reciba la nómina por internet o se la descargue y tenga el ingreso del salario en su cuenta bancaria no supone una aceptación de la nómina, de modo que aunque la haya firmado o cobrado, podrá reclamar su importe si considera que no es correcto.
La empresa tiene la obligación de conservar durante cuatro años tanto los recibos como los boletines de cotización de sus trabajadores.
Si no se cumple la obligación de entregar el documento de la nómina (sea en papel o electrónicamente), o lo que se entrega no tiene el contenido mínimo exigido por la ley, la empresa cometería una infracción leve.
Es una infracción grave de la empresa no indicar en la nómina la cantidad que realmente paga al trabajador y una infracción muy grave el impago o los retrasos reiterados en el pago de los salarios.
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