Resumen
Este artículo examina el costoso sistema notarial español, que consumió 1.800 millones de euros en 2022, a pesar de la posibilidad de eliminar el 80% de los trámites adoptando las eficientes prácticas de Estonia. Cuestiona la pertinencia de este sistema centenario, diseñado originalmente para una población analfabeta en una era preinformática. Este artículo aboga por una transición a un sistema postnotarial más racionalizado, inspirándose en el modelo de Estonia.
En 2022, los españoles gastaron 1.800 millones de euros en aranceles notariales, lo que supone un gasto del 0,13 % de libras esterlinas en aranceles notariales. Esto puede no parecer una carga abrumadora, pero una vez que te das cuenta de que el 80% de estos procedimientos podrían eliminarse copiando las mejores prácticas de países como Estonia, empiezas a cuestionar toda la necesidad de este sistema centenario de verificación establecido en 1255. Los notarios fueron una parte fundamental de la infraestructura jurídica española, creando un sistema fiable de validación de documentos mucho antes de que existieran los telegramas, las líneas telefónicas o los servidores informáticos centrales. Los notarios permitieron que los derechos de propiedad, los contratos comerciales y las autorizaciones gubernamentales funcionaran con relativa agilidad sin necesidad de una revolución tecnológica. Es más, hasta finales del siglo XIX, la tasa de alfabetización de los españoles no superaba el 50% en ninguna región de España y, por término medio, se mantuvo por debajo del 20% hasta el siglo XX (Tapia, Diez-Minguela, Martínez-Galarraga & Tirado-Fabregat 2022). En otras palabras, hoy utilizamos un sistema de validación diseñado para una población analfabeta en una era preinformática.
Construir un sistema que sustituya al actual sistema notarial es una tarea enorme y compleja, y demasiado para abordarla en las siguientes miles de palabras. Por ello, voy a centrar mi atención en un área del sistema notarial que presenta una barrera crítica para el desarrollo de una economía dinámica en España. El sistema de registro mercantil. Durante nuestras investigaciones en Entre Trámites Research, descubrimos que Estonia consigue realizar casi todos los trámites mercantiles que se llevan a cabo en España sin necesidad de ningún notario o firmante humano equivalente. A través de su infraestructura digital, han creado un sistema en el que las empresas pueden ser creadas y registradas en su totalidad por un ciudadano en menos de una hora con altas en la Agencia Tributaria, la Seguridad Social y los registros mercantiles. Todo ello se valida a través del documento de identidad digital al que tiene acceso cualquier ciudadano estonio, residente o e-residente.
Hicimos un mapa de los 72 procedimientos realizados por los notarios relacionados con personas jurídicas y empresas y descubrimos que al menos 45 podrían eliminarse adoptando el sistema de administración electrónica estonio. Y lo que es aún más sorprendente, estos 45 procedimientos que podrían eliminarse representan 694.142 de los 737.535 procedimientos realizados por los notarios en 2022 en relación con personas jurídicas y empresas. El 94,1% de los trámites podrían eliminarse, ahorrando millones de horas y 89,8 millones de euros a los empresarios de España. Una rebaja fiscal para los emprendedores, sin coste para el Estado español.
A continuación, encontrarás un resumen de los 5 trámites más costosos para la economía española que podrían ser llevados a cabo online eliminando importantes costes adicionales para el ecosistema de emprendimiento español:
Trámites notariales más costosos (Grupo 19)
Estos costes sólo identifican los costes directos de los servicios notariales. Sin embargo, con la estructura actual de los procedimientos mercantiles, el notario tiene que enviar la documentación preparada para su validación y centralización en los respectivos registros mercantiles. Esto añade más papeleo y tasas que suponen un coste adicional.
Un ejemplo sencillo es el coste del cese de un administrador de una sociedad y el nombramiento de un nuevo administrador. Esto costaría en gastos notariales quizás 60,10 euros + 54,09 euros = 114,19 euros. Más allá de eso, al registrar los cargos y el nuevo puesto, habría 2 tasas de registro mercantil separadas de 24,04 euros cada una para el administrador saliente y el nuevo administrador instituido. Es decir, la nada despreciable cantidad de 96,16 euros = 4 x 24,04 euros de costes adicionales. Por lo tanto, el simple cambio de administrador te costará unos 210,35 euros.
Mientras que este procedimiento puede realizarse en Estonia gratuitamente en línea utilizando su infraestructura digital sin necesidad de validación humana de terceros por parte del registro mercantil. Los administradores incluidos en la lista negra se bloquean y marcan automáticamente, mientras que el 99% de los administradores plenamente aptos simplemente se añaden al registro digital. Esto ahorra no sólo los costes notariales y del registro mercantil, sino también la necesidad de que los empresarios pierdan horas de su día viajando y no generando actividad económica y más ingresos.
Lo anterior es sólo un ejemplo, pero repetido de forma generalizada se convierte en una carga increíblemente pesada para la industria española. Además, si hacemos una suposición perezosa, los costes del registro mercantil son casi idénticos a los costes notariales. Casi se puede duplicar el coste de estos trámites notariales para ver el verdadero coste de un sistema de constitución de sociedades no digitalizado.
Apuesto a que te estás preguntando cómo demonios ha conseguido Estonia simplificar radicalmente la constitución de empresas, los cambios en los estatutos y todos esos aburridos trámites burocráticos.
La evolución del gobierno digital de Estonia comenzó a principios de la década de 2000, impulsada por una serie de iniciativas destinadas a modernizar sus servicios públicos. La piedra angular de esta transformación es X-Road, un sistema seguro de intercambio de datos inaugurado en 2001. Constituye la columna vertebral de la infraestructura de administración electrónica de Estonia y permite una comunicación segura entre las distintas bases de datos y sistemas de las instituciones públicas. Esta innovadora plataforma facilita un intercambio de datos eficiente y seguro, fomentando la prestación de servicios sin fisuras a ciudadanos y empresas. Hoy en día, los estonios, con su tarjeta de acceso digital, pueden validar su identidad y la de sus contrapartes.
Incluso pueden acceder a ella los e-residentes estonios: residentes de países extranjeros que se registran en el gobierno estonio para poder crear una empresa estonia en línea y evitar así tener que lidiar con la burocracia de su país de origen. Esto se ha hecho tan popular que más de 100.000 personas se han registrado como e-residentes en Estonia para evitar tener que lidiar con los sistemas notariales y burocráticos. Así pues, los estonios han conseguido que no sólo sea posible, sino también accesible para los residentes extranjeros que nunca han pisado Estonia.
En Estonia, todo lo que hay que hacer es conectarse a una sencilla plataforma en línea y realizar el cambio directamente en línea. A continuación se muestra una pequeña captura de pantalla del sitio web del gobierno estonio para ver lo realmente sencillo que es:
Ahora bien, en este artículo hay buenas noticias para España.
España ya ha puesto en marcha uno de los programas más ambiciosos de digitalización, que se ha traducido en el despliegue masivo del certificado digital personal, así como en la certificación física y digital combinada de abogados en toda España. Esto ha sentado las bases que podrían permitir el despliegue de un equivalente español de X-road, utilizando la infraestructura de certificados digitales de la FNMT.
CIRCE, que es el sistema semidigitalizado de constitución de empresas, podría abrirse para que los ciudadanos españoles normales pudieran acceder a él sin necesidad de un PAE virtual. En lugar de enviar la información a un notario para su firma. CIRCE podría remitir la información directamente al registro mercantil, la constitución de la sociedad podría tramitarse de forma casi instantánea y se podría enviar un PDF de los documentos de constitución de la sociedad directamente al propietario de la sociedad. Se perdería el momento emotivo de firmar esos documentos de constitución de la empresa, pero pocos empresarios derramarían una lágrima.
Los notarios con su experiencia podrían ser contratados y remunerados por el gobierno español para ayudar a diseñar este sistema de validación y podríamos proteger a los notarios existentes limitando la entrada de nuevos notarios. Ya que no sería justo quitarles de golpe su medio de vida, reconociendo todo el valor de sus trabajos en las décadas anteriores.
Tras la publicación de nuestro amplio análisis de los costes del sistema notarial. Este es el primero de una serie de artículos en los que se exponen los costes del sistema notarial y las oportunidades que brinda su reforma.
El futuro es prometedor, debemos abrazarlo.
Notas: Beltrán Tapia, F., Díez-Minguela, A., Martinez-Galarraga, J., & Tirado-Fabregat, D. (2022). TWO STORIES, ONE FATE: AGE-HEAPING AND LITERACY IN SPAIN, 1877-1930. Revista De Historia Economica – Journal of Iberian and Latin American Economic History, 40(3), 405-438. doi:10.1017/S0212610921000033
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