La factura proforma es un tipo de “factura borrador” con la que le podemos facilitar a los clientes toda la información relacionada con la operación comercial a realizar de forma inminente.
Esta factura comparte un formato parecido a la factura ordinaria, pero resaltando en su cabecera que es una ‘factura proforma’. La diferencia entre estas es que la proforma NO tiene ninguna validez contable, fiscal o de pago y se envía antes que la factura definitiva, con el fin de que sea aprobada por el cliente. Con ello, se envía la factura final que reflejará el mismo contenido que la factura proforma.
En suma, es una factura provisional del producto a vender o servicio a prestar, teniendo en cuenta que su función está sólo en proporcionar información.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Como se mencionó anteriormente, las facturas ordinaria y proforma son muy parecidas; pero para hacer la proforma, se debe poner en el encabezado bien visible el titular “factura proforma”, para evitar confusiones al cliente.
A partir de ahí, la factura proforma debe contener:
- Fecha de emisión.
- Identificación del vendedor/proveedor y del comprador/cliente con nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección, así como IVA intracomunitario si es el caso.
- Descripción de los productos o servicios, incluyendo precio unitario y total.
- Tipos impositivos que apliquen (IVA o IRPF).
- Cualquier otra información pertinente si es el caso, como las condiciones de pago, fecha de validez, si la proforma sirve como oferta de un bien o servicio, etc.
Estas facturas proforma NO se declaran a Hacienda, por lo que no es necesario numerarlas. Sin embargo, si quieres tener un mejor control sobre ellas, puedes darle una serie numérica a cada factura proforma que las diferencie de las facturas oficiales.
Ejemplo de factura proforma
A continuación, te compartimos un ejemplo muy general de una factura proforma y su contenido. También, puedes descargar la plantilla en los botones azules a lo largo de esta página.
¿Qué informa la factura?
La factura proforma resalta una futura venta de bienes y servicios, con las que el vendedor le informa a su clientes todos los detalles de la operación comercial a punto de concretarse. Estos pueden ser: productos o servicios a vender, precios unitarios y totales, costes de envío, importe final, entre otros datos.
Así, el cliente sabe qué comprará o pagará antes de concluir la operación de compra (y como vendedores, esto permite ganarse su confianza).
Usualmente, las facturas proforma se utilizan mucho en el comercio internacional para obtener licencias de importación, enviar muestras comerciales a clientes o declarar el valor de las mercancías en las aduanas.
¿Para qué le sirve al autónomo?
Ya seas trabajador por cuenta propia o si tienes una sociedad, esta factura te servirá como justificante comercial de que una operación se ha pactado con el cliente final. Esto sirve para los casos de que, si el cliente NO te paga, la factura proforma acredita legalmente que ha habido un indicio de actividad y se puede reclamar créditos debidos.
¿Para qué le sirve a una persona particular?
Estas facturas se pueden utilizar para solicitar ayudas, subvenciones o financiación para la puesta en marcha de una determinada actividad. Pues, podrán mostrarse ante el organismo al que se le vaya a hacer una solicitud para demostrar que se realizará una inversión concreta y presupuestada.
Preguntas frecuentes
¿Puede usarse la factura proforma como una factura oficial?
NO. La proforma no tiene ninguna validez fiscal o contable, sólo es informativa. A partir de la proforma se elabora la factura oficial.
¿Es la factura proforma un compromiso comercial?
Sí, la factura proforma se considera un compromiso entre vendedor y comprador con el que ambos respetarán lo establecido en ella respecto a precios, impuestos, plazos de entrega, forma de pago, etc., al ponerse de acuerdo sobre los mismos.
¿La proforma tiene fecha de caducidad?
No necesariamente, pero se puede poner si se busca dar constancia de que los términos de la factura proforma tienen una duración determinada.
¿Qué ventaja tiene hacer una factura proforma?
Puede resultar útil para reclamar facturas impagadas, ya que funciona como indicio de actividad comercial entre el proveedor y el comprador.
¿Puedo usar la proforma en lugar del presupuesto?
Se puede usar la factura proforma como presupuesto, pero no es recomendable para aquellas acciones comerciales que puedan variar sus precios o cambiar sus condiciones con el tiempo (por ejemplo, trabajos relacionados con la construcción). Pues, el carácter del presupuesto es más bien orientativo y el de la proforma es más definitivo para mantener las condiciones de venta acordadas en la factura final.
¿Puedo usar la factura proforma para cobrar un adelanto?
NO. La factura proforma no tiene carácter fiscal, para Hacienda no tiene ningún valor. Sí se puede especificar en ella la posibilidad de pagar un adelanto (o descuentos aplicables); pero si se va a recibir un adelanto por los trabajos a realizar o los bienes a vender, habrá que elaborarse una factura oficial con el concepto de «adelanto» y después descontarlo en la factura final.
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