Si tienes una empresa o negocio, seguro que en tus manos ha pasado una carta comercial, quizá no sepan cómo redactar la propia. Por ello, en este blog te explicaremos en qué consiste la carta comercial y la forma adecuada de redactarla
¿En qué consisten estos modelos de carta comercial?
Las cartas comerciales se pueden utilizar en diferentes situaciones, por ejemplo, para presentar un nuevo producto, como publicidad o propaganda, para captar nuevos clientes, para ofrecer nuevos productos, para vender o comprar productos o servicios, etc.
Cómo hacer una carta comercial
Como ya hemos dicho, la carta comercial está redactada de una manera formal y cuidadosa, además cuenta con partes que otras cartas no tienen, cómo el membrete, su redacción debe hacerse mediante un procesador de textos como Word o la versión de software libre Oppen Office, permitiendo su impresión constante o exportación a PDF sin problema alguno:
Esquema modelo de una carta comercial
- Membrete: Nombre, dirección y otros datos de identificación pertinentes de una empresa o entidad, así como el logo. Suele ir en la parte superior izquierda del documento y, si se envía por correo postal, también puede aparecer en el sobre.
- Localidad y fecha: Se debe indicar el lugar y la fecha de redacción de la carta. Puede aparecer en la parte superior derecha del documento (bajo el destinatario) o al pie de la carta, cerrando la misma.
- Destinatario: Datos identificativos de la persona o entidad a quién se dirige la carta. Suele colocarse en la parte superior derecha del documento.
- Asunto: Un texto de más de una línea en el que se escribe el asunto principal que motiva el envío de la carta.
- Saludo: Un mensaje breve de cortesía que se escribe antes del texto de la carta.
- Texto: Es el contenido principal de la carta; en tantos párrafos como sea necesario se explica el asunto o motivo de la carta. Los párrafos deben ser cortos, concisos y con lenguaje cuidado, pero natural.
- Despedida: Cierra el texto de la carta de manera formal,recuerda que es un texto corto de cortesía, que debe mantener el mismo tono que el resto del texto.
- Antefirma: Se emplea cuando quien remite la carta lo hace en nombre y representación de otra persona o entidad.
- Firma: Nombre de la persona que se responsabiliza de lo redactado en la carta.
- Sello: Si quien manda la carta es una empresa.
- Anexos: En caso de que la carta comercial se acompañe de documentos adjuntos, se mencionan en una nota de anexos.
Extensiones de una carta comercial
La extensión de la carta comercial, se dictará dependiendo de el tema a tratar en ella y el tipo de carta:
- Cortas: cuando su extensión no supera las 100 palabras.
- Medianas: cuando su extensión comprende entre las 100 y las 200 palabras.
- Largas: cuando su extensión comprende de 200 hasta 300 palabras, estaríamos ante cartas de un pliego. Si sobrepasan las 300 palabras, serían cartas de varios pliegos.
Estilos de las cartas comerciales
La carta comercial deberá mantener el tono elegido desde el comienzo manteniendo la coherencia en todo el escrito. Dentro de los distintos estilos de cartas comerciales que podemos encontrar, los más habituales son:
Estilo bloque extremo: Todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel, con espacio sencillo y dejando dos espacios verticales entre cada párrafo.
- Estilo bloque: Este estilo es muy parecido al anterior, pero con la línea de la fecha, de la despedida, la de antefirma y la de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel hacia la derecha.
- Estilo semibloque: Mantiene las mismas características del estilo bloque, pero cada párrafo comienza dejando una sangría de 5 a 10 espacios.
- Estilo sangrado: Parecido al semibloque, pero con estas diferencias: cada una de las líneas de dirección (salvo la primera) lleva una sangría de 5 espacios en relación a la anterior. Lo mismo se hace con la despedida, la antefirma y la firma.
En cuanto al estilo de fuente que se puede usar dentro de la carta, se debe optar por un estilo común que sea entendible, por ejemplo, la Times New Roman, Arial, Helvética o Verdana. Respecto al tamaño de fuente, entre 11 o 12 puntos en función de la extensión del texto.
Contenidos
Al existir diferentes tipos de cartas comerciales en función de sus contenidos, para Informar sobre los productos o servicios de la empresa, se pueden clasificar en las siguientes categorías :
- Informar sobre promociones.
- Confirmar pedidos y consultas.
- Acusar recibo.
- Enviar facturas.
- Enviar presupuestos.
- Enviar comprobantes.
- Enviar listas de precios.
- Enviar formularios de perdidos.
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