{"id":276,"date":"2020-04-09T12:09:51","date_gmt":"2020-04-09T10:09:51","guid":{"rendered":"https:\/\/entretramites.com\/en\/?p=276"},"modified":"2023-03-21T18:42:55","modified_gmt":"2023-03-21T17:42:55","slug":"legalization-of-accounting-books","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/entretramites.com\/en\/accounting\/legalization-of-accounting-books","title":{"rendered":"Accounting books in Coronavirus times"},"content":{"rendered":"\n

El estado de alarma<\/strong> derivado de la gravedad de la situaci\u00f3n del coronavirus COVID-19<\/strong> es probable que se extienda, por lo que abarcar\u00e1 la recta final del plazo que las empresas tienen para culminar los \u00faltimos ajustes del cierre contable del ejercicio<\/strong> en los libros contables. <\/p>\n\n\n\n

Recordemos que aunque el ejercicio se cierra el 31 de diciembre, para la mayor parte de las empresas, los administradores tienen un plazo de tres meses para formular las cuentas<\/strong> desde esta fecha.<\/p>\n\n\n\n

Fecha Limite<\/h2>\n\n\n\n

El siguiente hito una vez cerrada la contabilidad es la legalizaci\u00f3n de los libros contables<\/strong>, que debe realizarse como m\u00e1ximo en los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que la fecha l\u00edmite ser\u00e1 el 30 de abril<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, la legalizaci\u00f3n de los libros contables es una obligaci\u00f3n mercantil que no cumplen todas las empresas, ya que a diferencia del dep\u00f3sito de las cuentas anuales.<\/p>\n\n\n\n

Si no se realiza puede tener consecuencias m\u00e1s graves, la no legalizaci\u00f3n de los libros contables tiene pocas consecuencias pr\u00e1cticas para las sociedades que incumplen este tr\u00e1mite.<\/p>\n\n\n\n

La falta de sanciones y la limitada utilidad pr\u00e1ctica<\/strong> de esta obligaci\u00f3n mercantil, hace que en una situaci\u00f3n como lo actual esta obligaci\u00f3n pueda pasar a un segundo plano, ya que muchas empresas tendr\u00e1n en los pr\u00f3ximos d\u00edas que optimizar sus recursos administrativos y pueden focalizar su atenci\u00f3n en otras tareas m\u00e1s cr\u00edticas para la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

En relaci\u00f3n a las cuentas anuales, recordemos que estas deber\u00e1n presentarse para su dep\u00f3sito en el Registro Mercantil<\/a> del domicilio social, en el plazo de 1 mes desde su probaci\u00f3n, debiendo haber sido aprobadas mediante junta general ordinaria dentro de los 6 primeros meses del ejercicio.<\/p>\n\n\n\n

Esta una obligaci\u00f3n que si debieran cumplir todas las empresas, ya que su incumplimiento s\u00ed que puede acarrear importantes perjuicios a las empresas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPor qu\u00e9 se legalizan los libros contables?<\/h2>\n\n\n\n

El motivo por el que se legalizan los libros contables es para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalizaci\u00f3n, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos p\u00fablicos<\/strong>. Una vez legalizados los libros su custodia es responsabilidad del empresario.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 consecuencias puede acarrear a una empresa no legalizar los libros contables o hacerlo fuera de plazo?<\/h2>\n\n\n\n

En el caso de que la legalizaci\u00f3n se solicitase fuera del plazo legal, el registrador lo har\u00e1 constar as\u00ed en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, la no legalizaci\u00f3n de los libros contables no trae consigo sanciones<\/strong>, por lo que salvo que los libros sean requeridos por alguna parte interesada en alg\u00fan pleito, su no legalizaci\u00f3n puede no traer consecuencias para la empresa. <\/p>\n\n\n\n

No obstante, como es una obligaci\u00f3n mercantil, mientras est\u00e9 en vigor es aconsejable cumplir con la normativa y proceder a su legalizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

La Agencia Tributaria deja obsoleta la legalizaci\u00f3n de los libros contables<\/h2>\n\n\n\n

Si bien ya era extremadamente raro que la Agencia Tributaria requiriera los libros contables, ya que los libros que suele requerir son los de IVA.<\/p>\n\n\n\n

Con la puesta en marcha del nuevo sistema de gesti\u00f3n del IVA basado en el Suministro Inmediato de Informaci\u00f3n (SII)<\/strong>, en vigor desde el 1 de julio de 2017, la Agencia Tributaria ya no tiene que pedir ni tan siquiera los libros de IVA a las empresa que lo utilizan, pues ya tiene en su poder esta informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Recordemos que los contribuyentes obligados a utilizar el SII y aquellos que voluntariamente lo utilizan<\/a>, env\u00edan el detalle de los registros de facturaci\u00f3n en un plazo de cuatro d\u00edas a trav\u00e9s de la Sede electr\u00f3nica de la Agencia Tributaria.<\/p>\n\n\n\n

La extensi\u00f3n de los ERPs y la utilizaci\u00f3n de la tecnolog\u00eda blockchain garantizar\u00e1n que la contabilidad no se pueda manipular<\/h2>\n\n\n\n

La utilizaci\u00f3n de ERPs<\/a> por muchas empresas en los que no se pueden modificar las operaciones introducidas y la tecnolog\u00eda de la cadena de bloques o blockchain (gigantesco libro de cuentas en la que los registros o bloques est\u00e1n enlazados y cifrados para proteger la seguridad y privacidad de las transacciones) que constituye una base de datos distribuida y segura gracias al cifrado, que se puede aplicar a la contabilidad, puede cambiar sustancialmente la forma en la que se gestiona y comparte la informaci\u00f3n contable de las empresas.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfC\u00f3mo se legalizan actualmente los libros contables?<\/h2>\n\n\n\n

Mediante la Instrucci\u00f3n de la Direcci\u00f3n General de los Registros y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, cambia la forma de presentaci\u00f3n de los libros contables, adapt\u00e1ndose un poco a los nuevos tiempos, de manera que los libros obligatorios de todas clases abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013, se deben cumplimentar en soporte electr\u00f3nico y se presentar\u00e1n para su legalizaci\u00f3n en el Registro Mercantil, por v\u00eda telem\u00e1tica<\/strong>, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. <\/p>\n\n\n\n

Gracias a esta modificaci\u00f3n las empresas en las que sus trabajadores puedan teletrabajar podr\u00e1n cumplir sin problema el tr\u00e1mite de la legalizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Fuente: <\/strong>Centro de Estudios Financieros<\/a> <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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